一、管理责任与制度框架
1. 管理主体
企业或单位通常由 综合管理部门/行政部门 统一管理加油卡，财务部门负责充值、支出审核及核对账目。
单位（如公务用车）由 办公室或指定油卡管理员 负责，需严格执行“一车一卡一账”制度，并定期公开用油信息。
2. 制度核心原则
一车一卡：每辆车对应唯一加油卡，禁止跨车使用或转借他人。
定点加油：需在指定加油站（如中石化、中石油等）使用，特殊情况下需报备。
禁止现金加油：原则上仅允许刷卡，特殊情况需审批并登记。
二、使用流程与规范
1. 领用与登记
驾驶员需填写《油卡领用登记表》，每次加油后需保存小票并登记 日期、车号、金额、余额 等信息。
加油小票需当日提交管理部门，遗失需说明情况并由负责人签字确认。
2. 充值管理
余额低于阈值（如500元）时申请充值，需附前次使用记录供财务审核。
主卡管理：主卡用于分配资金至副卡，副卡仅限对应车辆使用，充值需通过主卡操作。
3. 安全与限制
密码与权限：可设置密码、限定加油次数/金额/油品类型，防止超额使用。
挂失与补办：丢失需立即挂失，补卡需提供有效证件并支付工本费。
三、监督与违规处理
1. 日常检查
管理部门定期核对 加油记录、小票与系统数据，发现异常需追溯驾驶员责任。
财务部门每月汇总核对，确保消费记录与车辆行驶里程匹配。
2. 违规行为处理
轻微违规（如未交小票）：首次警告，二次自担费用。
严重违规（如私用、转卖油卡）：按损失金额2倍罚款，情节严重者移交司法机关。
3. 公开透明
单位需公示 车辆里程、油耗、加油记录，接受内部及公众监督。
四、技术手段与辅助工具
1. 管理软件
使用专业软件（如简道云）实现 实时余额查询、消费记录统计、权限管理，减少人工错误。
2. 台账与报表
建立电子台账，记录每张卡的使用明细，按月生成报表并附发票存档。
五、税务与财务合规
1. 发票管理
增值税专用发票需根据实际加油记录开具，不得预开。
充值发票需与主卡分配金额一致，作为财务报销凭证。
2. 预付卡规范
单张不记名卡限额1000元，记名卡限额5000元，超额需银行转账。
六、特殊场景处理
1. 异地加油：需提前报备，返回后补交加油小票。
2. 节假日管理：公务用车需封存油卡，特殊用途需实时报备。
总结：加油卡管理规定需结合 制度规范、技术工具、监督机制 三方协同，核心在于明确责任主体、规范流程、强化监督。企业或单位可根据自身需求选择适合的管理模式，例如使用一车一卡+主副卡模式，或引入数字化管理工具提升效率。
