情况说明书格式、情况说明书万能模板

一、情况说明书通用格式

1. 标题

居中写明“关于XX的情况说明”，如“关于项目延期的情况说明”。

字体建议：方正小标宋简体二号，字号16。

2. 称谓

顶格写明收件单位或个人，如“尊敬的XX领导”或“XX部门”。

字体建议：仿宋GB2312三号，字号14。

3. 正文

首段：简要说明背景或目的，如“因XX原因，现对XX问题作如下说明”。

主体内容：分点陈述事件背景、经过、结果、原因、影响及建议，语言需简明、客观，避免模糊表述（如“大概”“可能”等）。

逻辑顺序：按时间或因果顺序组织内容，必要时用分点或小标题。

4. 总结

结尾用固定短语强调目的，如“特此说明”或“敬请审慎处理”。

5. 落款与日期

右对齐写明单位/个人名称及日期，如“XX公司”和“2025年3月28日”。

如需盖章，在落款下方留空。

二、万能模板及适用场景

模板1：个人事务说明（如证件缺失）

标题：关于无法原件的情况说明

称谓：XX单位：

正文：

我已于2025年3月从XX大学顺利毕业，学生证原件已由学校统一收回。现仅能提供毕业证复印件，特此说明。

落款：张三

日期：2025年3月28日

适用场景：证件补办、材料提交等。

模板2：企业事务说明（如项目延期）

标题：关于XX项目延期的情况说明

称谓：尊敬的XX领导：

正文：

我司原定于2025年3月完成XX项目，但因以下原因需延期：

1. 技术故障：XX设备突发故障，需更换部件（时间、影响）。

2. 政策调整：相关部门要求修改设计方案（具体条款）。

3. 不可抗力：恶劣天气导致施工暂停（日期、损失）。

现提出解决方案：加强沟通、优化流程、调整工期。特此说明！

落款：XX公司

日期：2025年3月28日

适用场景：项目汇报、合同履约等。

模板3：财务情况说明

标题：XX公司2024年度财务情况说明

正文：

1. 企业概况：公司成立于2020年，主营XX业务，现有资产XX万元，负债率XX%。

2. 经营分析：本年度收入XX万元，同比增长XX%；管理费用占比XX%。

3. 资金周转：应收账款周转率XX次，流动资产占比XX%。

4. 改进措施：优化成本结构、加强应收账款管理。

落款：XX公司财务部

日期：2025年3月28日

适用场景：年报、审计汇报等。

模板4：个人行为说明（如迟到/请假）

标题：关于上班迟到的情况说明

称谓：尊敬的公司领导：

正文：

本人因交通拥堵（或其他原因）导致今日迟到XX分钟，对此深表歉意。今后将提前出行、预留充足时间，避免类似问题发生。

落款：李四

日期：2025年3月28日

适用场景：考勤异常、纪律说明等。

三、写作技巧

1. 内容规范：避免主观臆断，仅陈述事实。

2. 语言风格：正式、简洁，使用第三人称（企业场景）或第一人称（个人场景）。

3. 结构清晰：分点、分段增强可读性，关键信息加粗或编号。

更多场景模板（如税务申报、合同纠纷）可参考：[网页1范文]、[企业财务模板]。