一、通用说明书格式规范
1. 标题
居中书写，使用方正小标宋简体二号字（字号16），如《XX情况说明》。
技术类说明书可标注唯一标识（如型号、版本号）。
2. 称呼
顶格写明收件方名称或职务，如“尊敬的XX领导：”或“XX公司：”，字体仿宋GB2312三号（字号14）。
3. 正文
首段：说明目的，如“兹就XX事项作如下说明”。
内容结构：分段落阐述背景、经过、结果、原因、影响等，首行缩进2字符，字体仿宋GB2312三号。
分项说明：复杂内容可用编号或项目符号，如“一、二、三”或“1. 2. 3.”。
4. 总结
结尾用固定表述，如“特此说明”或“以上情况属实”，与正文格式一致。
5. 落款
右对齐，空两行后写明单位/个人名称及日期，需盖章时预留空间。
二、不同场景说明书模板
1. 情况说明书
适用场景：个人或单位说明特定事件（如学历证明、离职说明）。
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标题：关于XXX的情况说明
称呼：XX单位/领导：
首段陈述事实（如学历证明：“本人已于202X年X月毕业于XX大学，学生证已由学校收回，现仅能提供毕业证复印件。”）
分项说明细节（可选）。
特此说明。
落款：
单位/个人名称
日期：XXXX年XX月XX日
范文参考：网页1中的毕业证明、家庭情况说明。
2. 产品说明书
适用场景：商品使用指南、技术参数说明。
结构：
封面：产品名称、型号、制造商信息
目录：三级标题（如“一、安装说明 → 1.1 步骤一”）
正文：
产品概述（功能、适用场景）
安装与操作（分步骤说明）
技术参数（如尺寸、电压）
安全警示（如“避免高温环境”）
附录：保修政策、配件清单
范文参考：软件文档的页边距（上下1.5cm，左右2.5cm）、标题分级格式（宋体加粗三号→→小四）。
3. 技术/安全说明书
适用场景：化学品、工业设备等。
结构：
成分信息：化学名称、CAS号
危险性概述：健康危害、燃爆风险
急救措施：皮肤接触、吸入处理方式
储存与运输：温度要求、包装类别
范文参考：化学品说明书中的“泄漏应急处理”和“毒理学资料”部分。
4. 用户手册（软件类）
格式要求：
页眉页脚：公司LOGO、页码（I、II、III格式）
标题分级：
一级标题：宋体加粗三号，悬挂缩进0.76cm
二级标题：宋体加粗，悬挂缩进1.02cm
图文规范：图片居中，配文字说明；表格首行加粗
三、编写注意事项
1. 内容规范
避免模糊表述，数据需可验证（如“最大承重50kg”而非“承重力强”）。
分模块编写，确保逻辑清晰（如“功能说明→操作步骤→故障排除”）。
2. 格式统一性
全文字体、行距一致（如正文宋体五号，1.5倍行距）。
标题编号连续，避免层级错误（如“1.1→1.2”而非“1.1→2.1”）。
3. 特殊标注
关键信息突出：用加粗、颜色标注（如安全警示用红色）。
法律声明：如“本产品符合GB/T XXXX标准”。
四、范文示例（迟到情况说明）
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标题：关于迟到的情况说明
称呼：尊敬的XX领导：
本人于202X年X月X日因闹钟未设定（周日设定遗漏）导致迟到40分钟。到岗后已及时处理工作并缴纳罚款。
今后将提前2小时出门，避免类似问题发生。
特此说明，深表歉意。
落款：
张三
202X年X月X日
来源：网页1中的迟到说明范文。
引用资料：
通用格式与范文参考：
技术文档规范：
产品说明书模板：
