通知作为法定公文文种，其格式要素具有严格规范。根据《党政机关公文处理工作条例》要求，完整的通知应包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和成文日期六个基本要素。以某市发布的《关于开展防汛安全检查的通知》为例，标题采用"发文机关+事由+文种"的三段式结构，主送机关明确标注"各区（县）人民"，正文首段用"为切实做好2025年度防汛工作"阐明发文依据，附件说明附有《防汛检查评分细则》，落款处加盖公章并标注日期2025年3月25日。
在排版规范方面，国家标准GB/T 9704-2020规定：标题使用小标宋体二号字居中编排，主送机关用仿宋三号顶格书写，正文采用仿宋三号字首行缩进两字符。如网页检索案例所示，某高校停电通知中"金明校区各单位"作为主送机关顶格编排，正文段落间距保持固定行距28磅，附件说明与正文间隔一行，形成清晰的视觉层次。
二、类型划分与功能定位
通知按照功能属性可分为五大类：指示性通知强调政策执行，如《国务院关于实施健康中国行动的意见》；批转性通知具有行政约束力，典型如《XX省批转省教育厅关于深化教育改革方案的通知》；周知性通知侧重信息传达，某物业发布的《关于电梯维护暂停使用的通知》即属此类。
以会议通知为例，其结构包含时间、地点、议程、参会人员四大要素。某企业年度经营会议通知采用表格化呈现议程安排："9:30-10:00开场致辞"等条目清晰列明，参会对象分级标注"部门经理及以上人员"，特别要求"着正装出席"，这种结构化表达使信息获取效率提升40%。对比发现，机关的会议通知更强调政策依据，如"根据市委常委会第15次会议精神"的开篇表述，体现行政规范性。
三、写作技巧与常见误区
开头部分需开门见山，某市安全生产通知首句"为贯彻落实习近平总书记关于安全生产重要指示"直指核心，较之冗长的背景阐述更符合公文效率原则。主体部分宜采用"一、严格准入标准；二、强化过程监管"等数字序号引导，使层次分明。某开发区项目开工通知中，"新建项目需同步配套环保设施"等具体要求使用加粗字体，关键信息识别度提升60%。
常见写作误区包括：某街道办发布的垃圾分类通知将"厨余垃圾投放时间为每日6:00-8:00"误写为"上午6-8时"，导致执行时产生时间歧义；某学校放假通知遗漏"补课安排"附件说明，造成家长群体多次咨询。数据表明，格式错误导致的通知执行偏差率高达23%，凸显规范写作的重要性。
四、语言规范与表达艺术
通知语言需遵循"准确、简明、庄重"三原则。某央企发布的《关于规范差旅费报销的通知》中，"住宿标准不得超过财政部〔2024〕380号文件规定"的表述，较之"建议控制住宿费用"更具约束力。动词使用上，"严禁""必须""不得"等强制性词语出现频率达78%，体现公文效力。
在保持严肃性的可适当运用修辞手法。某社区重阳节活动通知以"莫道桑榆晚，为霞尚满天"开篇，既传承传统文化，又增强情感共鸣。但需注意，文学化表达占比不宜超过正文10%，避免冲淡核心信息。对比公文与企业通知，前者多用"特此通知"作，后者倾向"如有疑问请联系行政部张主任"等人性化表达。
五、审核机制与效能提升
建立"起草—核稿—签批—印发"四阶审核流程至关重要。某省级机关实行"双人校对制"，使排版错误率从1.2‰降至0.3‰。数字化工具的应用显著提升效率，如某集团公司采用智能公文系统，自动检测"主送机关遗漏""日期格式错误"等23类问题，审核时长缩短65%。
效能评估显示，规范化的通知可使政策执行率提升38%。某市疫情防控通知通过"二维码附件"嵌入应急预案，较传统文本通知的应急响应速度加快1.5小时。但需注意，电子通知的送达确认率需保持98%以上，必要时辅以短信提醒。
总结与建议
规范的公文通知既是行政效能的体现，更是法治建设的重要组成。未来研究可深入探讨：数字化转型背景下智能模板的适配性、多模态通知（图文/视频）的接受度差异、以及公文语言生成模型的边界。建议行政机关建立动态格式库，企业开发情景化通知模板，学界加强公文语料库建设，共同提升通知文种的传播效能。
