长护险档案管理制度是长期护理保险（长护险）信息管理的重要组成部分，旨在规范参保人员档案、服务记录、评估资料等信息的全流程管理，确保数据安全、完整且可追溯。以下结合政策要求及实践规范，整理制度要点：
一、档案分类与内容
1. 参保档案
包含参保人基本信息、缴费记录、参保状态等，需与医保系统同步更新。
特殊人群（如失能人员）需补充医疗诊断证明、失能等级评估报告等材料。
2. 服务档案
护理服务计划、服务记录（频次、时长、内容）、护理人员资质证明。
设备使用记录（如租赁设备类型、使用期限等）。
3. 评估档案
失能等级评估报告、延续护理评估结论、复评记录及核查评估资料。
评估机构资质文件、评估人员资格证明。
4. 财务档案
基金收支明细、理赔审核记录、费用结算凭证。
二、档案管理规范
1. 信息采集与录入
通过人工或电子化方式采集，需确保信息完整性和准确性，审核后上传至信息系统。
动态更新机制：如参保人信息变更、失能状态变化时，需及时更新并保留历史记录。
2. 存储与安全
存储方式：采用加密数据库或专用服务器，定期备份（至少每日一次）。
权限管理：按岗位设置访问权限（如仅限经办人员、审计部门），定期审查权限合理性。
保密措施：敏感信息（如医疗记录）需脱敏处理，禁止未经授权的复制或外传。
3. 保存期限
按法规要求保存，一般参保档案保存至保险关系终止后15年，服务及评估档案保存不少于10年。
三、操作流程
1. 归档流程
按“一事一档”原则整理，纸质档案需扫描电子化并存档，电子档案需标注生成时间及责任人。
2. 查询与调阅
内部人员需经部门审批后调阅，外部机构（如监管部门）需提供公函并登记用途。
3. 销毁流程
超期档案经鉴定后销毁，销毁记录需由经办人、监督人签字并存档。
四、监督与责任机制
1. 内部监督
定期抽查档案完整性及合规性，重点检查敏感信息访问日志。
建立投诉处理机制，对档案泄露、篡改等问题追责。
2. 外部监管
接受医保部门检查，配合审计及第三方评估机构的数据核查。
违反档案管理规定的机构，可能面临协议中止或解除。
五、配套制度要求
1. 信息化建设
对接全国医保信息平台，实现档案数据互联互通。
2. 人员培训
定期开展档案管理法规、信息安全等培训，提升责任意识。
长护险档案管理制度需围绕“分类规范、安全可控、全程留痕”原则，结合《长期护理保险经办规程》及地方政策（如广州市服务管理规定）细化操作细则。重点防范数据泄露风险，确保档案在理赔审核、争议处理等场景中发挥关键凭证作用。
