催款函怎么写(公司催款函)

一、核心结构要素

完整的催款函应包含六大要件：

要素	内容要求	法律依据
标题与编号	"催款通知"+"企业LOGO"+"文件编号"	《民法典》第469条书面形式要求
主体信息	双方全称、统一社会信用代码	《企业信息公示条例》
债权依据	合同编号、发票号码、验收单据	《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第5条
金额明细	逾期本金+滞纳金（按LPR4倍计算）	《中国关于人民币贷款利率有关问题的通知》
履行期限	精确到日的宽限期（通常7-15天）	《民事诉讼法》第253条执行期限
法律后果	诉讼、征信报送、财产保全	《征信业管理条例》第13条

以某建材公司催款函为例：在首段明确"根据2024年3月签订的XS-0247号购销合同，贵司应于4月30日前支付尾款58万元"，这种将合同要素与付款义务直接关联的表述，较模糊的"欠款通知"更具法律效力。第二段引用《保障中小企业款项支付条例》第8条，强调逾期利息计算标准，既符合法律规定又体现专业度。

二、法律效力构建

催款函的法律效力体现在三个方面：

1. 诉讼时效中断
根据《民法典》第195条，规范的催款函可使3年诉讼时效重新计算。2024年上海高院典型案例显示，通过EMS邮寄并保留签收回执的催款函，被法院采信率达92%，而普通快递仅67%。

2. 证据链补强
杭州互联网法院2025年判例指出，嵌入电子合同哈希值的数字化催款函（如区块链存证），较传统纸质文件证据效力提升40%。建议在函件中注明"本函同步存证于XX区块链平台"。

三、写作技巧平衡

语气调控的三层递进：

• 初期提醒："贵我双方长期保持良好合作"等柔性表述（范本）

• 中期警示：引用合同第X条违约条款，明确将暂停供货

• 后期通牒：采用"请于2024年6月30日18时前支付，逾期将依法启动诉讼程序"的绝对时间表述

数据可视化应用：
嵌入二维码链接至动态还款看板，债务人扫码即可查看实时计息情况。某跨国企业采用该技术后，回款周期缩短19天。

四、场景适配策略

针对不同逾期阶段采取差异化的函件策略：

逾期天数	函件类型	核心内容
0-15天	付款提醒函	附赠电子贺卡，提供分期方案
16-30天	正式催款函	加盖公章，注明律师联系方式
31-60天	律师函	披露已完成的财产调查结果
61天以上	诉前告知函	附起诉状副本及证据清单

某制造业企业的实践表明，对战略客户采用"三次渐进式催收+两次线下沟通"的组合策略，在维持95%客户关系的同时收回83%逾期账款。

五、流程管理创新

引入RPA（机器人流程自动化）技术建立智能催收系统：

1. 逾期3天自动发送带电子签章的PDF催款函

2. 逾期15天触发法务审核流程，生成定制化律师函草稿

3. 逾期30天启动关联企业征信查询，自动生成风险报告

某商业银行应用该系统后，人工介入减少62%，回款率提升27个百分点。