一、主责部门：财务部门
1. 总体管理职责
财务部门是备用金管理的核心部门，负责审核、发放、收回、核算及监督备用金使用。具体包括：
制定备用金标准和借支流程，核定不同岗位/业务的备用金额度。
登记备用金台账，定期与使用人核对账目，确保账实一致。
对违规借支或使用行为（如挪用、超支）进行拒付或追责，并配合人力资源部从工资中扣回欠款。
2. 出纳的日常操作
出纳负责备用金的日常存取、安全保管（如保险柜存放）及日清月结核对。
需根据审批后的《备用金借款单》支付款项，超限额或手续不全时有权拒绝。
二、协作部门与人员
1. 业务部门负责人
部门负责人需审核本部门备用金申请的真实性、合理性，并协助财务部门督促借款人及时核销。
对部门备用金的使用合规性负连带责任。
2. 备用金使用人
借款人需按用途使用备用金，不得转借或挪用，并在规定期限内（如2周至1个月）完成核销。
离职或调岗前必须结清备用金，否则无法办理手续。
3. 高层审批权限
董事长：可审批全部金额的借支。
总经理/财务副总：审批权限根据公司层级设定（如单次最高2万元），特殊业务需特批。
三、特殊场景的责任划分
1. 项目备用金
由项目负责人或其指定专人管理，需定期上报收支明细，接受财务部门核查。
2. 违规处理
违反专款专用、逾期未归还等行为，人力资源部配合财务部门从工资中扣款，并处以绩效扣减或行政处罚。
四、管理原则
专款专用：备用金仅限零星开支，不得用于工资、大额采购等禁止事项。
时效性：临时备用金需一事一清，定额备用金需定期补足。
监督机制：财务部门定期盘点（至少每月一次），确保账实相符。
备用金管理是以财务部门为核心，业务部门协同，高层审批为保障的体系。财务部门通过制度设计、流程控制和日常监督确保资金安全，其他部门则在申请、使用、核销环节承担相应责任。如需具体流程或处罚细则，可参考公司内部的《备用金借款单》及配套制度。
