情况说明怎么写范文(情况说情况说明格式)

一、情况说明的标准格式

1. 标题

居中写明“关于××的情况说明”或直接写“情况说明”，字体建议用方正小标宋简体二号（正式场合），字号16号。

示例：《关于无法原件的情况说明》。

2. 称呼（主送对象）

顶格写收件单位或个人的名称，如“尊敬的XX领导”“XX部门”，字体仿宋GB2312三号，字号14号。

若面向公众或无特定对象，可省略称呼。

3. 正文

首行缩进2字符，分段陈述以下内容：

背景：说明事件的基本情况（时间、地点、涉及主体等）。

经过：按时间或逻辑顺序描述事件发展过程。

原因：客观分析问题产生的直接或间接原因。

结果/影响：当前状态及已造成的后果（如经济损失、流程延误等）。

措施与建议：已采取的行动或拟定的解决方案。

语言需简明准确，避免主观臆断，必要时分条列项。

4. 总结

结尾用固定用语，如“特此说明”“敬请审慎处理”，重申说明目的。

5. 落款与日期

单位/个人名称右对齐，日期格式为“XXXX年XX月XX日”，仿宋GB2312三号，字号14号。

若需盖章，在落款下方留空。

二、正文内容的逻辑结构（根据用途调整）

1. 申请类（如发票增量、延期说明）：

企业基本情况 → 现状与需求 → 具体原因 → 申请事项。

2. 问题解释类（如迟到、材料缺失）：

事件经过 → 原因分析 → 补救措施 → 致歉或承诺。

3. 财务/经营类（如财务报告）：

企业概况 → 经营数据 → 资金变动 → 问题与改进计划。

4. 个人事务类（如离职、家庭困难）：

个人情况 → 具体诉求 → 佐证材料说明 → 请求支持。

三、范文示例

范文1：个人事务说明（毕业证无法提供原件）

关于无法原件的情况说明

尊敬的XX单位：

我于2011年7月毕业于天津师范大学，并取得。就读期间办理的学生证在毕业前已由学校统一收回，故目前仅能提供毕业证复印件，无法原件。

特此说明。

申请人：XXX

2025年3月30日

适用场景：证件缺失时的补充说明。

范文2：企业延期说明

关于XX项目延期交付的情况说明

XX部门：

我司原定于2025年3月30日完成XX项目交付，但因以下原因需延期：

1. 技术调整：3月10日接到贵方功能修改需求，涉及系统架构调整，需额外开发时间；

2. 设备故障：3月20日服务器突发故障，数据修复耗时3天；

3. 不可抗力：3月25日台风导致断电，延误测试进度。

目前项目已完成80%，预计4月15日前交付。我司将增派人员并优化流程，确保质量。

特此说明，恳请谅解！

XX公司

2025年3月30日

适用场景：项目进度延迟的正式说明。

范文3：迟到情况说明

情况说明

尊敬的领导：

我于2025年3月30日因交通拥堵迟到20分钟。当天早高峰遇交通事故，虽提前1小时出发仍未能准时到岗。现已调整通勤方案，改为地铁出行，并设定双重闹钟避免再犯。

此次失误我深表歉意，愿接受公司处罚，并承诺严格遵守考勤制度。

说明人：XXX

2025年3月30日

适用场景：员工考勤问题解释。

四、注意事项

1. 语言规范：避免口语化表述，如“搞砸了”应改为“因操作失误导致”。

2. 证据支持：若涉及数据或争议，附上证明材料（如交通记录、通知文件）。

3. 对象区分：对上级用“敬请审阅”，对外部单位用“特此函告”。

4. 真实性：虚构内容可能导致法律风险，务必如实陈述。

通过以上结构和范文，可根据实际需求灵活调整内容，确保说明清晰、逻辑严谨。