一、归档范围
1. 文件类型：包括行政发文（通知、公告等）、会议记录、合同协议、人事档案、财务凭证、业务报表、技术资料、重要往来函件等。
2. 材料要求：文件需完整（正件与附件、定稿与印件需统一归档），字迹清晰，禁用铅笔或易褪色工具书写。
二、分类与编码
1. 分类标准：按文件性质分类（如行政类、人事类、财务类），并制定统一编码规则（例：XZ-2025-001，XZ代表行政，2025为年份，001为序号）。
2. 电子档案：同步建立电子目录，确保纸质与电子档案一致，文件命名需包含日期和主题（例：20250331_会议纪要）。
三、保存期限
1. 期限划分：
2. 定期检查：每年清理一次到期档案，销毁需经负责人审批并登记。
四、借阅与使用
1. 内部借阅：填写《档案借阅单》，普通档案由部门负责人审批，机密档案需上级领导批准。
2. 外部查阅：外单位需持介绍信及身份证件，经档案主管审批后方可查阅，不得复制或带离。
3. 电子权限：设置访问分级（如仅查看、可下载），敏感文件加密存储。
五、销毁程序
1. 审批流程：填写《档案销毁清册》，经部门负责人与档案主管签字确认。
2. 执行要求：至少两人监销，纸质文件碎毁，电子文件彻底删除并记录。
六、安全管理
1. 存储环境：纸质档案需防潮、防火、防虫；电子档案定期备份至云端或独立服务器。
2. 责任划分：档案管理员为直接责任人，档案丢失或泄密需追责。
七、制度执行
1. 培训要求：新员工入职需接受档案管理基础培训，每年组织一次制度宣贯。
2. 违规处理：未按时归档、私自外带或损毁档案者，视情节轻重给予警告至经济处罚。
附：流程图示例
档案管理流程：收集→分类编码→归档→借阅（审批）→定期维护→到期销毁
此制度可根据企业规模调整细则，重点在于明确责任、简化流程、确保可操作性。如需完整模板或操作表格（如《归档清单》《借阅登记表》），可参考来源。
