说明书格式;说明书怎么写格式范文

一、通用说明书格式要点

1. 标题

居中书写，明确主题（如“XX产品使用说明书”或“情况说明”），字体推荐方正小标宋简体二号（16号字）。

标题需简洁醒目，如药品说明书可能需增加“大字版”标识以方便阅读。

2. 称呼（适用情况说明类）

顶格写明接收方名称或职务，如“尊敬的XX领导”或“XX公司”，字体为仿宋GB2312三号（14号字）。

3. 正文

首行缩进两字符，分段说明核心内容，包括背景、过程、结果、原因、影响等。

技术类说明书需包含技术参数、操作步骤、故障排除等（如产品说明书需列明工作原理、结构特性）。

使用简洁语言，避免模糊表述，必要时配图表辅助说明。

4. 总结/结尾

简短重申目的或意义，如“特此说明”“敬请审慎处理”。

技术文档可增加注意事项或保修条款。

5. 落款与日期

右对齐写明单位或个人名称及日期，仿宋GB2312三号字，需预留盖章空间。

二、分类说明及范文示例

1. 情况说明书

场景：解释事件、证明事实（如迟到、离职、家庭经济状况等）。

范文：

> 家庭经济情况说明

> 我叫张三，家住重庆市XX镇XX村。家庭人口7人，父母务农为生，年收入不足3000元。母亲长期患病需药物维持，祖母年迈卧床，四姐妹均在求学，家庭负债累累……特此说明。

> XX公司

> 2025年3月28日

> 关键点：事实清晰、数据具体、语言恳切。

2. 产品使用说明书

场景：介绍产品功能、操作步骤及维护方法。

范文：

> LED手电筒使用说明

> 1. 充电方法：插入AC220V电源，红灯亮表示充电中，绿灯亮即充满（约12小时）。

> 2. 使用步骤：推动开关至前档（6灯全亮）或中档（3灯亮）。

> 3. 故障处理：若光线变暗请及时充电；长期无光需更换电池。

> 保修条款：非人为损坏保修6个月。

> 关键点：分模块撰写，配流程图或示意图更佳。

3. 技术/软件说明书

场景：软件开发、设备安装等。

格式规范：

页边距：上下1.5cm，左右2.5cm（A4纸）。

标题分级：一级标题三号加粗，二级标题加粗，三级标题小。

内容结构：引言→总体设计→接口设计→运行流程→数据结构→测试计划。

三、写作注意事项

1. 针对性调整

财务/税务类：需包含数据报表、资金周转分析等。

药品类：遵循大字版格式要求，支持电子文档缩放功能。

2. 语言与排版

避免专业术语堆砌，多用短句和分点陈述。

使用对比色、合理留白提升可读性（如标题加粗、配品牌色）。

3. 合规性

引用标准需注明（如“遵循GB/T 7714-2015规范”）。

电子文档避免广告插件，确保内容权威性。

四、参考模板（通用型）

标题：XX情况说明书

称呼：尊敬的XX部门：

正文：

首段简述背景（如事件起因）。

中段分点说明经过、结果及处理措施。

末段总结诉求或承诺（如“特此说明，望批准”）。

落款：

XX单位/个人

2025年XX月XX日

通过以上结构和案例，可根据实际需求灵活调整内容。如需完整范文或行业特定模板，可进一步参考相关来源。